経費申請の手作業を、AIで何とかしたい【構想編】｜最大の壁は、たぶん技術ではありません

これから作ります。まだ何もできていません

前回、プログラミング未経験の私がAIで献立管理アプリを作った話を書きました。数時間でできて、拍子抜けするほど簡単でした。

そこで思ったわけです。

同じことを、会社の仕事でもできるのではないか。

この記事は、その挑戦を始める前の記録です。完成品の紹介ではありません。何もできていない段階で書いています。

うまくいくかどうか、正直まったく分かりません。その過程を、失敗も含めて全部書いていきます。

何を何とかしたいのか

狙いは、経費の申請書です。

うちの会社では、経費申請をExcelで手作業で作っています。従業員10名ほどの小さな会社なので、専用の経費精算システムは入っていません。

そして、この作業で一番面倒なのが——

数字の転記

です。

領収書やレシートを見て、Excelに数字を打ち込む。ただそれだけの作業ですが、地味に神経を使います。

そして、ここが情けない話なのですが

この作業に月何時間かかっているのか、私は正確に知りません。

3時間くらいでしょうか。もっとかもしれませんし、もっと少ないかもしれません。測ったことがないので、分からないのです。

書いていて気づきましたが、これはかなり大事なことです。

改善の前に、まず測る必要があります

「面倒だ」という感覚だけで改善に取りかかると、あとで効果を語れません。

• 本当に時間がかかっているのか
• ツールを作った結果、どれだけ減ったのか
• そもそも作る価値があるのか

全部、測っていないと分かりません。

しかも、上司に「こういうツールを作りたい」と相談するときも、「面倒なんです」より「月◯時間かかっています」のほうが、圧倒的に通りやすい。

なので、最初にやることは決まりました。

AIに何かを頼む前に、まず1ヶ月、時間を記録します。

本当の負担は「転記」ではないかもしれない

もう1つ、書きながら気づいたことがあります。

「どうなれば解決したと言えるか」を自分に問うと、答えはこれでした。

確認作業がなくなること。

入力そのものより、「間違っていないか確かめる作業」のほうが重いのです。

数字を打ち込むのは、正直そこまで大変ではありません。しんどいのは、

• 打ち間違えていないか、もう一度見返す
• 合計が合わないとき、どこがズレたのか探す
• 提出後に間違いが見つかって、やり直す

この「気を抜けない感じ」が、時間以上に消耗します。

つまり、私が本当に欲しいのは「入力を速くするツール」ではなく、「間違いを心配しなくて済む仕組み」なのかもしれません。

この気づきだけでも、記事を書いた価値がありました。 何を作るべきかが変わってきます。

壁が2つあります

とはいえ、献立アプリのようにはいかないと思っています。理由は2つです。

壁① 自分だけが使うものではない

経費を申請するのは、私だけではありません。他の社員も申請します。

献立アプリは、自分ひとりが使うものでした。使いにくければ自分が我慢すればいいし、直したければ勝手に直せます。

でも、他の人に使ってもらうものは、まったく別物です。

• 説明しなくても使えるか
• 間違った使い方をされたときに壊れないか
• 「前のExcelのほうが良かった」と言われないか

技術的な難しさより、こちらのほうが大変な気がしています。

壁② セキュリティ

そして、これが最大の壁だと思っています。

経費のデータは、会社のお金に関わる情報です。誰がいくら使ったか、何に使ったか。外に漏れていいものではありません。

献立アプリなら、最悪失敗しても「今日の晩ご飯が決まらない」で済みます。でも今回は違います。

正直に言うと、私はここに答えを持っていません。

• どこまでなら自分で判断していいのか
• 会社のデータをどう扱えば安全なのか
• 何を知らないのかすら、分かっていない可能性がある

「分からないことは、分からないと認める」——これは私がIT担当として大事にしている姿勢です。今まさに、その場面だと思っています。

だから、段階を踏みます

一気に作ろうとすると、たぶん事故ります。なので、こう進めるつもりです。

第1段階：測るまず1ヶ月、作業時間を記録する。ここから始めます。

第2段階：自分の作業だけを対象にするいきなり全社で使うものを作らない。まず自分の手元の作業だけを楽にできないか試す。

第3段階：安全性を確認する自分の判断だけで進めず、分からない部分は必ず調べる。必要なら詳しい人に相談する。

第4段階：他の人に使ってもらうここまでクリアできて、初めて全社に広げる。

第2段階で止まる可能性も、十分にあると思っています。 それならそれで、正直に書きます。

この連載で書いていくこと

• 実際にどれだけ時間がかかっていたのか（測定結果）
• AIに何をどう頼んだのか
• どこで詰まったのか
• セキュリティについて、何を調べ、どう判断したのか
• 他の人に使ってもらえたのか

成功談だけを書くつもりはありません。 途中で断念したら、なぜ断念したかを書きます。そのほうが、同じことを考えている人の役に立つはずです。

同じことを考えている方へ

「業務をAIで効率化したい」と考えている非エンジニアの方は、たぶん少なくないと思います。

その方たちに、現時点で言えることがあるとすれば、これです。

作り始める前に、まず「今どれだけかかっているか」を測ってください。

私は測っていませんでした。そして今、それを後悔しています。

改善は、現状を知ることからしか始まりません。技術の話は、そのあとです。

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次回は、実際に測ってみた結果を書きます。思っていたより少なくて拍子抜けするか、予想以上に取られていて愕然とするか。どちらにしても、正直に報告します。