私が突然いなくなっても、たぶん何とかなります｜それでも引き継ぎ資料を作っている理由

まず、正直な見立てから

従業員10名ほどの会社で、11年ひとりIT担当をしています。

「あなたが急にいなくなったら、会社はどうなりますか」と聞かれたら、私の答えはこうです。

たぶん、意外と何とかなります。

自分の価値を低く見ているわけではありません。11年やってきて、そう判断しているという話です。

なぜそう思うのか。そして、そう思っているのに、なぜ引き継ぎ資料を作っているのか。 その話を書きます。

なぜ「何とかなる」と思うのか

理由は3つあります。

① 特殊なものを作っていないから

うちの会社にあるのは、既製品のサービスとソフトです。私が自分で組んだ複雑なシステムはありません。

10人の会社では、買ってきて使えるようにするのが仕事です。中身がブラックボックスになるような作り込みは、そもそもしていません。

私にしか触れないものを作らなかった——これは結果的に、正しい選択だったと思います。

② 私がやってきたことは、調べれば分かるから

このブログで何度も書いていますが、私の仕事の実態はこれです。

分からないことは、調べればだいたい書いてある。

11年前、私は何も知らない事務職でした。フォーマットのやり方も知りませんでした。それでも調べてやってきました。

私が調べてできたなら、次の人も調べればできます。 そこに特別な才能は要りませんでした。

③ 私自身が、引き継ぎゼロで始まったから

これが一番の根拠かもしれません。

私の前に、IT担当はいませんでした。 資料もマニュアルも、教えてくれる人もいませんでした。

そして、それでも11年回りました。ゼロからでも何とかなることを、自分で証明してしまっています。

それでも、引き継ぎ資料を作っています

「何とかなる」と思っているのに、資料は作っています。矛盾しているようですが、理由ははっきりしています。

私が味わった苦労を、次の人にさせたくないからです。

何とかはなります。でも、そのために何ヶ月もかかりました。

• 何のサービスに契約しているか分からず、メールを掘り返した
• 誰が何のパソコンを使っているか、把握するまで時間がかかった
• 前任者しか知らないパスワードがあり、手も足も出なかった

この時間は、資料が1枚あれば要らなかった時間です。

「何とかなる」と「スムーズに引き継げる」は、まったく別の話です。

何を残しているか

残しているのは、この4つです。

内容	なぜ必要か
台帳	誰が何のパソコンを使っているか
手順書	入社・退職など、決まった作業の流れ
契約先	何に、どこに、いくら払っているか
パスワード	後述します。これが最重要

立派な文書ではありません。表とチェックリストが数枚あるだけです。

以前も書きましたが、立派な仕組みは続きません。 続くものだけが、いざというときに残っています。

唯一、「調べても分からない」もの

ここが、この記事で一番伝えたいことです。

技術的なことは、調べれば分かります。手順も、時間をかければ再現できます。契約先も、請求書を辿れば判明します。

でも、パスワードだけは違います。

どれだけ調べても、絶対に出てきません。

私は実際に、それで詰みました。前任者しか知らないパスワードがあり、社内の誰も、そのサービスに入れませんでした。

• 中身を確認できない
• 設定を変えられない
• 解約すらできない

調べる能力があっても、突破できません。 これだけは、人から人へ渡すしかない種類の情報です。

だから、「これだけは残さないとまずい」と聞かれたら、迷わずパスワードと答えます。

どこに置いているか

私はクラウド上に置いています。

理由は単純で、自分のパソコンの中にあっては意味がないからです。

私が突然いなくなる場面を想像してください。そのとき、私のパソコンは誰が開けるでしょうか。

• 起動パスワードが分からない
• そもそも手元にない可能性がある
• リース返却されていたら、もう中身はない

引き継ぎ資料が、引き継げない場所にある。 これでは意味がありません。

「自分がいなくても、他の人が辿り着ける場所か」——置き場所は、それだけで決めています。

（ただし、パスワードのような情報をどこにどう保管するかは、扱いに注意が必要な話です。私も今のやり方がベストだとは思っておらず、見直しを検討しています）

これは「会社のため」ではありません

最後に、動機の話を書きます。

引き継ぎ資料を作るのは、会社のためというより、次に座る人のためです。

11年前、何も分からない状態で放り込まれた人間として、あのときの心細さを覚えています。 誰にも聞けず、何がどうなっているかも分からず、それでも「詳しい人」として扱われる。

同じ思いを、次の人にさせたくない。

それだけです。会社への貢献という言い方も間違いではありませんが、正直な気持ちはこちらのほうが近いです。

まとめ

• 私がいなくなっても、たぶん何とかなります。特殊なものを作っていないので
• それでも資料を残すのは、次の人が同じ苦労をしないためです
• 残しているのは台帳・手順書・契約先・パスワードの4つ
• 調べても絶対に分からないのはパスワードだけ。ここが最重要です
• 置き場所は、自分がいなくても他の人が辿り着ける場所に

引き継ぎ資料は、辞めるときに作るものではありません。

いつ何があるか分からないので、今あるものを、今書いておくしかありません。私も、まだ完璧ではありません。