会社が何に契約しているか、社内の誰も知らなかった｜11年経った今も、実は全部わかっていません

最初に、正直なことを書きます

私は2015年から、従業員10名ほどの会社でひとりIT担当をしています。

11年やってきて、会社が何のサービスに契約しているか、いまだに完全には把握できていません。

情けない話に聞こえるかもしれません。でも、同じ規模の会社でIT担当をしている方なら、たぶん「分かる」と言ってくださると思います。

この記事では、なぜそんなことになるのか、そしてどう向き合っているのかを書きます。

引き継ぎゼロで始まった

私の前にIT担当をしていた人は、いませんでした。マニュアルもなければ、台帳もありません。

そして、こうでした。

会社が何のサービスに契約しているか、社内の誰も知らなかった。

社長も知らない。経理も一部しか知らない。誰も全体像を持っていない状態です。

これは、うちの会社が特別にだらしないわけではありません。10人規模の会社では、ごく普通に起きます。 必要になった人がその都度契約し、記録を残さないまま時間が経つ。それだけのことです。

メールを掘り返すしかなかった

台帳がないので、手がかりはメールしかありませんでした。

会社のメールを、こういう言葉で片っ端から検索していきました。

• 請求
• ご契約
• 更新
• お支払い
• 領収書

地道な作業です。そして、これに数ヶ月かかりました。

一気にやったわけではありません。事務の仕事があり、「パソコンが動かない」という呼び出しもあります。その合間に少しずつ進めて、気づいたら数ヶ月経っていた、というのが実際のところです。

出てきたもの①：セキュリティ関連のサブスク

掘り返していて一番驚いたのが、セキュリティ関連のサブスクリプションが出てきたことです。

契約している認識が、社内の誰にもありませんでした。

ここに、この問題の本質があると思っています。

会社を守るために契約したサービスが、管理されないまま放置されていた。

セキュリティのために入れたものが、誰にも把握されず、本当に機能しているのかも分からない状態になっている。皮肉な話です。

お金を払っているのに守られていないのか。それとも守られているけれど誰も知らないだけなのか。どちらにしても、健全ではありません。

出てきたもの②：誰のものか分からない契約

契約者が誰なのか分からないものもありました。

社長でもない、経理でもない、今いる社員の誰でもない。では誰が契約したのか。

こうなると、非常に厄介です。

• 解約したくても、手続きできる人がいない
• 内容を変更したくても、ログインできない
• 問い合わせても、本人確認が通らない

そして、何もできないまま、お金だけが引き落とされ続けます。

出てきたもの③：退職した人の個人アカウント

そして、これが一番怖いものでした。

すでに退職した人の、個人アカウントで契約されているサービスがあったのです。

これがなぜ危険なのか、具体的に書きます。

① 退職者が、今もアクセスできる状態にある

その人にログイン権限が残っています。悪意がなくても、会社の情報にアクセスできる状態が続いていること自体が問題です。

② パスワードを再発行できない

「パスワードを忘れた」場合、再設定用のメールはその人のアドレスに届きます。会社側では、もうどうにもできません。

③ ある日、突然使えなくなる可能性がある

退職した人が個人アカウントを整理したり、契約に使っていたクレジットカードを解約したりすれば、会社のサービスがある日止まります。 前触れなく、です。

④ 請求が個人に行き続けている場合もある

逆のパターンもあります。退職した人のカードに、まだ会社のサービス代が請求されている——これはこれで、大変な問題です。

「辞めた人のアカウント」は、時限爆弾です。 見つけたら、最優先で対応すべきものだと思っています。

今の管理方法：Excel

では今どうしているかというと、Excelの表です。

正直に言えば、洗練された方法ではありません。専用の管理ツールを使っている会社もあるでしょう。

でも、10人規模の会社ではこれで十分だと思っています。理由は3つあります。

• 誰でも開ける。 私が倒れても、後任が読める形式です
• お金がかからない。 管理ツールに月額を払うのは本末転倒です
• 続けられる。 立派な仕組みは、たいてい続きません

管理している項目は、これだけです。

項目	なぜ必要か
サービス名	何の契約か
用途	なぜ契約したか（これが抜けると解約判断ができません）
月額・年額	コストの把握
更新月	最重要。ここを逃すと自動更新されます
契約名義	誰の権限で契約しているか
支払い方法	どのカード・口座から出ているか

それでも、まだ全部は分かっていません

11年です。それでも、完全には把握できていません。

理由は単純で、私が知らないところで新しい契約が発生し続けるからです。

• 別の部署の人が、業務のために何かを契約する
• 無料で使い始めたサービスが、いつの間にか有料プランになっている
• 昔の契約が、どこかで自動更新され続けている

一度作った台帳は、放っておけば必ず古くなります。 これは終わりのある作業ではなく、続けるしかない作業なのだと、今は考えています。

同じ状況の方へ

もし今、まさに引き継ぎゼロでIT担当になったのなら、伝えたいことは3つです。

① 完璧を目指さないでください

私は数ヶ月かけて、それでも全部は分かりませんでした。分かったものから表に書いていく、それで十分です。ゼロよりは、はるかにマシです。

② 「退職者名義」だけは最優先で

他は後回しでも構いません。辞めた人のアカウントだけは、見つけ次第、会社名義に変えてください。 放置していると、いつか必ず問題になります。

③ 経理の人に協力してもらってください

私はメールから調べましたが、引き落とし履歴を見るほうが早い場合があります。 お金は必ずどこかから出ているので、そこを辿るのが最短ルートです。

一人で抱えなくていい部分は、抱えないでください。

まとめ

• 10人規模の会社で「誰も契約を把握していない」のは、珍しいことではありません
• 出てくるのは、誰のか分からない契約と、退職者名義のアカウントです
• 管理はExcelで十分。大事なのは道具ではなく、続けることです
• 完璧な把握は、たぶん一生できません。 それでも、やる価値はあります

11年やって言えるのは、この作業に「終わり」はないということです。

でも、始めなければ永遠にゼロのままです。今日、1行だけでも書き出してみてください。