社員が退職するとき、IT担当がやることチェックリスト｜10人の会社の実例

退職対応は「準備できる」数少ない仕事です

IT担当の仕事の多くは、突然やってきます。パソコンが壊れた、ネットが繋がらない、メールが送れない——予定できません。

でも、退職対応は違います。 あらかじめ日付が決まっている、数少ない「準備できる仕事」です。

だからこそ、手順書を作る価値があります。

私は従業員10名ほどの会社で、11年ひとりIT担当をしています。今は決まった手順書があります。ただし、最初からあったわけではありません。失敗して、そこから作りました。

この記事では、その手順と、作るきっかけになった失敗を書きます。

大前提：「いつ知らされるか」がすべてを決めます

私の会社では、退職の1ヶ月前に知らされます。

これは、かなり恵まれた状況だと思っています。1ヶ月あれば、打てる手はほぼ全部打てます。

逆に、直前に知らされる会社では、この記事の内容の半分は実行できません。

もし今、あなたの会社で「退職者が出たあとに知る」という状態なら、技術的な対策より先に、そこを変える交渉をしてください。

総務や上司に、こう伝えればいいと思います。

「IT側の手続きに1ヶ月かかるので、決まった時点で教えてください」

これは、わがままな要求ではありません。会社を守るための、業務上の必要です。

実際に困ったこと（ここから手順書ができました）

チェックリストの前に、私が実際にぶつかった2つの問題を書きます。この2つが、手順書を作る理由のすべてです。

① その人しか知らないパスワードがあった

退職された後で、「あのサービスのパスワード、誰も知らない」という事態になりました。

小さな会社では、必要になった人がその場で契約し、そのまま個人で管理する——ということが普通に起きます。悪気はありません。仕組みがないから、そうなるだけです。

そして、その人がいなくなった瞬間、誰も入れなくなります。

② 必要なデータが取り出せなかった

もう一つが、データの取り残しです。

業務で使っていたファイルが、その人のパソコンの中だけにある。共有フォルダに置く決まりがなかったので、そうなっていました。

退職後に気づいても、もう手遅れです。 本人に連絡して協力を仰ぐしかありません。

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この2つに共通しているのは、「退職の日に対応しようとしても遅い」ということです。だから、1ヶ月前から動きます。

チェックリスト

① 退職が決まったら（1ヶ月前〜）

この時期にやるのは「棚卸し」です。 止めることではありません。

• [ ] その人が使っているアカウントを洗い出す
• [ ] その人しか知らないパスワードがないか確認する ← 失敗①
• [ ] その人のパソコンにしかないデータがないか確認する ← 失敗②
• [ ] 本人名義で契約されているサービスがないか確認する
• [ ] 各種通知の宛先が、その人のアドレスになっていないか確認する

最後の2つは特に重要です。放置すると、退職後もその人のアカウントに会社の請求や警告が届き続けます。 うちでも実際に、退職者名義の契約が見つかったことがあります。

本人がいるうちに聞けるのが、この時期の最大の利点です。 「他に自分しか知らないものはありますか」と、直接確認してください。

② 最終出社日まで

ここで「移す」作業をします。

• [ ] データを共有フォルダへ移してもらう
• [ ] パスワードを台帳に登録する（本人に聞いて、こちらで記録）
• [ ] 本人名義の契約を、会社名義に変更する
• [ ] 通知の宛先を、こちらのアドレスに変更する
• [ ] メールの引き継ぎ先を決めておく

契約の名義変更は、時間がかかることがあります。 サービスによっては本人確認が必要なので、本人が協力できるうちに始めてください。

③ 最終出社日

この日にやるのは「止める」ことです。

• [ ] 貸与品を回収する（パソコン、スマホ、鍵、カード類）
• [ ] アカウントを停止する
• [ ] メールの転送設定をする

ここで一つ、大事なポイントがあります。

削除ではなく、まず「停止」にしてください。

いきなり削除すると、中のデータも一緒に消えます。 後から「あのメールを確認したい」となったとき、取り返しがつきません。

停止しておけば、本人は入れないけれど、中身は残ります。 これが安全なやり方です。

④ 退職後

• [ ] 一定期間おいてから、アカウントを削除する
• [ ] パソコンを初期化する
• [ ] 台帳を更新する（誰が何を使っていたかの記録を消す）

うちでは借りているパソコンを使っているので、初期化してからレンタル元に返却しています。

初期化は必ず自分でやってください。 「返せば向こうで消してくれるだろう」は危険です。会社のデータが入ったまま外に出ることになります。

初めてやるときは怖いかもしれませんが、調べればやり方は書いてあります。 私も11年前、最初の仕事がまさにこれでした。

手順書は、表1枚で十分です

ここまで書いたことを、立派な規程にする必要はありません。

私が使っているのも、チェックボックスが並んだ表1枚です。退職者が出るたびに、それをコピーして使います。

大事なのは体裁ではなく、忘れないことです。忙しいときほど抜けるので、頭の中に置かないでください。

まとめ

• 退職対応は、準備できる数少ない仕事です。手順書を作る価値があります
• いつ知らされるかが最重要。直前に聞く体制なら、まずそこを変えてください
• 1ヶ月前は「棚卸し」、最終日までに「移す」、最終日に「止める」
• 特に確認すべきは、本人しか知らないパスワードと、本人のPCにしかないデータ
• アカウントは削除ではなく、まず停止
• 返却する機器は、必ず自分で初期化

最後に一つ。

退職対応で一番役に立つのは、普段からの記録です。誰が何を使っているか、何に契約しているかが分かっていれば、退職の連絡を受けてから慌てずに済みます。

地味な台帳作りは、こういうときに効いてきます。