新しく入る人のパソコン、何を準備すればいいか｜初日に届かなかった話

入社準備は、時間との戦いです

以前、退職者が出たときのIT手続きについて書きました。今回はその逆、人が入ってくるときの話です。

うちは人の出入りがある職場なので、この作業は何度も経験しています。そして毎回感じるのが、これです。

入社準備のほうが、退職対応より難しい。

理由は単純で、締め切りが動かせないからです。退職なら多少ずれても何とかなりますが、入社日は決まっています。 その日に、その人が働ける状態になっていなければいけません。

数字を並べると、問題がはっきりします

うちの場合、こうです。

項目	期間
入社の連絡が来るタイミング	2週間前
リースのパソコンを手配して届くまで	1〜2週間

並べてみてください。バッファがほぼゼロです。

2週間前  入社の連絡が来る
   ↓     すぐ手配
1〜2週間  パソコンが届く
   ↓
入社日   ギリギリ間に合う……はず

「はず」です。 何か1つでも遅れれば、間に合いません。

退職より、入社のほうが余裕がない

これは多くの会社に当てはまると思います。

	連絡のタイミング	準備期間
退職	1ヶ月前	余裕がある
入社	2週間前	ほぼない

出口には猶予があって、入口にはない。 不思議ですが、そういうものです。

実際に、初日に届きませんでした

そして、起きました。

入社初日に、パソコンが届きませんでした。

新しく来た人は、初日から仕事の道具がない状態になります。本人にとっても、受け入れる側にとっても、気まずい時間が流れます。

技術的な失敗ではありません。単純に、間に合わなかっただけです。

そして、こういうときに一番きついのは、自分ではどうにもできないことです。手配は済んでいる。あとは届くのを待つしかない。それでも「まだですか」と聞かれるのは自分です。

準備するもの（チェックリスト）

うちで用意しているのは、この6つです。

• [ ] パソコン（リース手配）
• [ ] 社内の管理ID（誰の端末かを台帳で管理）
• [ ] メールアドレス
• [ ] 各サービスのアカウント
• [ ] Wi-Fiの設定
• [ ] 席（意外と忘れます）

席は自分の担当ではありませんが、パソコンを置く場所が決まっていないと設置できません。 誰かが決めているはずと思っていると、当日まで決まっていないことがあります。

優先順位をつけてください

全部を同時に進める必要はありません。間に合わなくなるものと、当日でも何とかなるものがあります。

最優先：物理的なもの（当日には作れない）

項目	なぜ最優先か
パソコン	手配して届くまで1〜2週間。当日はどうにもならない
席・電源・LANの口	物理的な場所の話。直前だと調整が効かない

連絡が来たその日に手配してください。 ここだけは、後回しにすると詰みます。

次点：アカウント類（数時間で作れる）

メールアドレス、各サービスのアカウント、Wi-Fiの設定——これらは、最悪その日の朝でも作れます。

もちろん前日までに済ませておくべきですが、万一漏れても取り返しがつきます。

「間に合わないもの」から手をつける。 これが鉄則です。

初日に説明すること（3つ）

パソコンを渡して終わりではありません。最初に伝えることを決めておくと、あとが楽になります。

① パスワードの渡し方

初期パスワードをどう伝えるか、方法を決めておいてください。

大事なのは、本人に必ず変更してもらうことです。こちらが決めたパスワードを使い続けられると、管理上よくありません。

「渡して終わり」ではなく、変更したかどうかまで確認します。

② 使ってはいけないこと

最初に言っておかないと、後から言いにくくなります。

• 会社のパソコンに勝手にソフトを入れない
• 業務のファイルを個人のサービスに置かない
• 不審なメールのリンクを開かない

「そんなの常識」と思わないでください。 人によって常識の範囲は違います。言っていなければ、伝わっていません。

③ 困ったときの連絡先

これが一番大事かもしれません。

「何かあったら誰に言えばいいのか」を最初に伝えておかないと、困ったまま放置されます。 そして問題が大きくなってから発覚します。

「どんな小さなことでも聞いてください」と、最初に言っておいてください。

現実的な対策：予備を1台持っておく

「初日に届かなかった」経験から考えると、対策は1つしかありません。

すぐ使える予備機を1台、確保しておく。

理想論ではあります。10人の会社で1台遊ばせておくのは、コスト的に簡単ではありません。

ただ、返却前の入れ替え時期など、一時的に手元に余る瞬間はあります。そのタイミングをうまく使えば、完全な遊休にはしなくて済みます。

そして、もう一つの対策のほうが現実的です。

入社の連絡を、もっと早くもらう。

退職時と同じ話です。総務や上司に、こう伝えてください。

「パソコンの手配に2週間かかるので、決まった時点で教えてください」

技術ではなく、交渉で解決する問題です。そして、こちらのほうが確実です。

まとめ

• 入社準備は、退職対応より締め切りが厳しいです。日付が動きません
• 連絡2週間前 × 手配1〜2週間 ＝ バッファほぼゼロ。構造的に危ういです
• 物理的なものから手をつける。 アカウント類は当日でも作れます
• 初日に伝えるのは、パスワードの扱い／やってはいけないこと／連絡先の3つ
• 一番効く対策は、連絡を早くもらう交渉です

実際に初日に間に合わなかった身として言えるのは、あれは準備不足ではなく、そもそもの時間が足りていなかったということです。

同じことが起きる前に、連絡のタイミングを見直してみてください。